La multinacional Komatsu-Mitsui (KMMP)y su empresa hermana Cummins Perú han elegido a Intellisign como plataforma para la gestión de documentos electrónicos y firmas digitales luego de un riguroso proceso de selección del proveedor de firmas digitales.
El desafío
Durante el periodo de emergencia del año 2020, propiciado por la pandemia de la COVID-19, muchas empresas y organizaciones vieron afectadas la continuidad de sus negocios debido a que una de las principales actividades que se llevaban a cabo de manera física se vió restringida, esta actividad es la referida a la firma física y presencial de documentos para lograr autorizaciones, vistos buenos, acuerdos y contratos.
En organizaciones con un estricto cumplimiento normativo y con altos estándares para la realización de autorizaciones y contratos como el caso KMMP y Cummins, las restricciones de movilidad propiciadas por la pandemia de COVID-19, representaba un alto riesgo en la continuidad de varias actividades estratégicas de la empresa, por ello, su Gerencia de Compliance propuso la búsqueda de un servicio seguro para la gestión de sus acuerdos electrónicos con firma digital acorde a la regulación peruana, pero sobre todo que cumpliera con los estándares y controles de la organización en materia de seguridad de la información y acompañamiento legal.
La solución
Intellisign, la plataforma diseñada para gestionar documentos electrónicos, acuerdos y contratos con firma electrónica avanzada que incluye el uso de certificados digitales y tokens criptográficos además de otras treinta funcionalidades de gestión segura de documentos, fue la plataforma que se alineó mejor con los requerimientos técnicos y normativos de KMMP y Cummins.
La mayoría de funcionalidades básicas y avanzadas de Intellisign, calzaban perfectamente con el requerimiento de gestión electrónica de aprobaciones que requería KMMP y Cummins, sumado a que Intellisign es la primera plataforma de firma electrónica avanzada con su propia Póliza de Responsabilidad Civil Profesional ante casos de desastres por un valor de USD 100 mil dólares y su dedicado equipo de expertos legales acompañando en la implementación de este tipo de proyectos, brindaron la confianza necesaria que el cliente requería para un proyecto de esta naturaleza. Luego de un riguroso proceso de selección, finalmente Intellisign fue la plataforma elegida por la empresa para hacerse cargo de este servicio por los próximos años.
Módulos implementados
- Intellisign Desk SaaS, versión para la firma digital de escritorio con certificados digitales, tokens criptográficos y documentos en una nube privada.
- Módulo Workflow que incluye delegación de firmantes, documentos y vistos buenos.
- Módulo AD para autenticación segura con Microsoft Active Directory.
- Módulo 2FA para que los firmantes reciban una notificación vía SMS & E-mail con un código y contraseña que les permita firmar sus documentos.
- Módulo Anywhere, que permite personalizar la posición y la elección de hojas en las que deben aparecer las firmas, rúbricas y sellos.
- Módulo Copia Auténtica, que permite añadir un código QR y contraseña a cada documento, en caso se requiera imprimir o validar por terceros.
Actualmente la totalidad de los gerentes, jefes de áreas y responsables de proyectos de ambas organizaciones firman digitalmente los documentos de autorizaciones de la organización, incluso en modalidades delegadas y colaborativas, permitiendo que sus negocios continúen aún con las restricciones de movilidad que se mantienen en el país.
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Acerca de Komatsu-Mitsui
Komatsu-Mitsui Maquinarias Perú (KMMP) es una empresa, proveedora de soluciones integrales y servicio post venta para los sectores de minería y construcción establecida en el Perú desde 1996 y participada por Mitsui& Co., Komatsu Ltd y Cummins Inc. Actualmente KMMP atiende el mercado peruano a través de una red de 15 sucursales y tiendas con personal destacado en 12 Faenas Mineras y más de 1,700 colaboradores.
Acerca de Intellisign
Intellisign es un producto de software de IDTY® brindado en la modalidad de software como servicio (SaaS) y On-premise para la realización de firmas electrónicas avanzadas con el uso de certificados digitales, reconocimiento facial y firma gráficas con seguridad. Intellisign es ideal para organizaciones de cualquier tamaño que deben realizar firmas de acuerdos, contratos y otros documentos de manera electrónica con seguridad, rapidez y validez legal. Donde haya un acuerdo que firmar, Intellisign lo podrá ayudar.
Jorge Paredes Fuster
Augusto Castañeda
