Un sistema de gestión de base de datos según tus necesidades

Esto la convierte con frecuencia en la clave del éxito o el fracaso del equipo de ventas. Pues, simplifica el proceso, facilitando el trabajo administrativo, y permite hacer seguimiento fácilmente de clientes y prospectos. 

Sin embargo, para que podamos aprovechar todo su potencial, es preciso gestionarlas eficientemente. Esto comienza por un buen software especializado, pero abarca también otras prácticas importantes. 

Entonces, ¿qué pueden hacer las empresas para conseguir una gestión eficiente de una base de datos comercial? Te contamos todas las claves a continuación.

En el manejo de cualquier base de datos, lo primero será siempre disponer de un buen sistema de gestión. En el mercado existen muchos, y es importante elegir aquel que se adapte mejor a las necesidades puntuales de nuestra empresa. 

Por ejemplo, que ofrezca soporte en tu idioma, y tenga una interfaz amigable que permita capacitar al personal sin necesidad de exigir conocimientos avanzados en informática. Presta atención a las funciones que ofrece, la posibilidad de automatizar tareas, hacer seguimiento de las métricas relevantes, entre otras cosas. O bien que te permita agrupar a tus clientes según criterios específicos como clientes que compran al mayor, prospectos, ubicación geográfica o tipo de pago. 

Escoge siempre en función de lo que tu empresa necesita.

Una buena lista se alimenta de diferentes fuentes de información

Un error común al gestionar una base de datos comercial, es tomar información de una única fuente. Si lo piensas, el cliente te brinda información constantemente en cada interacción que tienen: llamadas, correos, redes sociales, visitas. 

En este sentido, mantener actualizada una base de datos, implica también aprender a captar la información oportuna que se te va proporcionando. Desde luego los nombres y datos de contactos son datos claves. Pero existen otros aspectos que se pueden considerar, tales como hobbies, o la filosofía empresarial, en caso de que sea una persona jurídica. 

Asimismo, si se trata de una compañía, la información de la persona de contacto será primordial. Pues, de nada servirá conocer el nombre de la empresa si desconocemos el nombre de la persona con la cual cerraremos la venta. 

Desde luego no todo dato es importante. Debes considerar la segmentación para determinar qué información es relevante y cuál no. No toda información es útil, es preciso saber filtrar.

Combina el poder del capital humano y la tecnología

Muchas veces pasa que la empresa se ocupa de contratar la mejor tecnología para la gestión de sus bases de datos. Invierten grandes sumas de dinero, pero aun así los resultados nunca llegan. 

En la mayoría de los casos, esto se debe a que consiguen sacar el provecho adecuado al programa de gestión adquirido. El personal que hace uso de este, no sabe cómo manejarlo correctamente, no hubo una adecuada capacitación, o incluso las políticas y normas existentes chocan con las prestaciones del programa.

Es importante combinar el capital humano y tecnológico. La base de datos no está para mortificar al departamento de ventas, ni a los demás equipos de trabajo que la utilicen. Si se quieren obtener los resultados deseados, se debe armonizar el esfuerzo humano con las posibilidades que ofrece la tecnología. 

Mantén actualizada tu base de datos

Un punto esencial en una adecuada gestión de las bases de datos comerciales. Asegúrate de mantener actualizada la información. Para ello puedes hacer refrescamientos periódicos con tus clientes, establecer políticas que promuevan la incorporación de toda información nueva que se tenga. 

Además, si tu empresa tiene diferentes sucursales u oficinas, unifica la información, procurando trabajar con una base de datos única que se comparta entre todos. 

Una política de datos claras

La información del cliente debe protegerse con mucho celo, siguiendo políticas previamente establecidas. De lo contrario, se puede comprometer o vulnerar la privacidad de los clientes, lo que podría traer desagradables consecuencias para tu empresa.

Una correcta política de datos de la empresa debe involucrar al departamento de ventas, y cualquier otro departamento que haga uso de la base de datos. Asimismo, debe incluir al equipo encargado de brindar soporte, ya sea interno o externo. 

Además, es preciso tener en cuenta la normativa sobre Protección de Datos, en especial si se tienen clientes en países con marcos regulatorios rígidos como es el caso de los pertenecientes a la Unión Europea.  

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